List of active policies

Full policy

Privacy Notice for the use of online e-Learning courses on our Moodle platform

1. Responsible

oConsulting GmbH
Winterstr. 4
22765 Hamburg
Germany
it@oconsulting.com

If you have any questions about data protection, please feel free to contact us at any time.

2. Purpose of Data Processing

The platform is used to provide and deliver e-learning courses, including user administration, documentation of learning progress and, where provided for in the respective e-learning course, the conduct of knowledge assessments, examinations, and the creation of confirmations of participation or certificates.

Where personal data is processed, such processing is carried out exclusively for the purpose of providing the contractually agreed services.

3. Data Processed

In connection with the use of the e-learning platform, the following personal data may be processed:

Master Data
- First and last name
- Email address
- Username
- Password hash

Usage Data
- Time of registration/login
- Completed learning modules
- Learning progress
- Examination results
- Login and logout times

Technical Data
- IP address
- Log and registration data
- Timestamps

4. Recipients of the Data

As a general rule, your data will only be processed by persons who require access to it for the implementation and administration of the e-learning courses.

Where external service providers are engaged, such as hosting providers or operators of the learning platform, this shall take place on the basis of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.

5. Retention Period

Personal data is processed and stored only for as long as this is necessary for the performance of the contractually agreed services or required due to statutory retention obligations. The principle of storage limitation pursuant to Art. 5(1)(e) GDPR shall be observed.

Learning histories, examination results, confirmations of participation and certificates may be stored beyond the termination of the main agreement in order to enable the Controller, upon request, to obtain evidence of completed e-learning courses or reissued certificates.

Unless the Controller requests earlier deletion, the data shall be stored for a maximum period of five years after termination of the respective contractual relationship. Statutory retention obligations shall remain unaffected.

The Controller may request the deletion of personal data processed on its behalf at any time. The data shall be deleted within a reasonable period, unless statutory retention obligations or other legal grounds prevent such deletion.

Backup copies shall be overwritten or deleted as part of the regular backup and deletion cycles.

6. Transfer to Third Countries

Personal data shall only be transferred to countries outside the European Union or the European Economic Area where this is necessary for the operation of the learning platform and where the legal requirements under the GDPR are met.

7. Rights of Data Subjects

You have the right to:

- obtain access to your stored data pursuant to Art. 15 GDPR;
- request rectification of inaccurate data pursuant to Art. 16 GDPR;
- request erasure of your data pursuant to Art. 17 GDPR;
- request restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR;
- receive your data in a portable format pursuant to Art. 20 GDPR;
- object to processing pursuant to Art. 21 GDPR.

8. Data Security

We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss, manipulation, unauthorised access or unauthorised disclosure.

9. Obligation to Provide Data

The provision of the data required for the use of the e-learning courses is necessary in order to enable participation in the training courses. Without this data, use of the learning platform may not be possible.

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Deutsche Version
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Datenschutzinformation für die Nutzung von Online-eLearnings auf der Plattform Moodle

1. Verantwortlicher

oConsulting GmbH
Winterstr. 4
22765 Hamburg
it@oconsulting.com

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Plattform dient der Bereitstellung und Durchführung von eLearnings einschließlich der Verwaltung von Nutzern, der Dokumentation von Lernfortschritten sowie – soweit im jeweiligen eLearning vorgesehen – der Durchführung von Wissensüberprüfungen, Examen und der Erstellung von Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikaten.

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen und ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der eLearning-Plattform können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Stammdaten
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Benutzername
- Passwort-Hash

Nutzungsdaten
- Zeitpunkt der Anmeldung
- absolvierte Lernmodule
- Lernfortschritt
- Prüfungsergebnisse
- Log-in- und Log-out-Zeiten

Technische Daten
- IP-Adresse
- Protokoll- und Anmeldedaten
- Zeitstempel

4. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden grundsätzlich nur von Personen verarbeitet, die diese zur Durchführung und Verwaltung der eLearnings benötigen.

Sofern externe Dienstleister, zum Beispiel Hosting-Anbieter oder Betreiber der Lernplattform, eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Speicherdauer

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet und speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Dabei wird der Grundsatz der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO beachtet.

Lernhistorien, Prüfungsergebnisse sowie Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate können über die Beendigung des Hauptvertrages hinaus gespeichert werden, um dem Verantwortlichen auf Wunsch Nachweise über absolvierte eLearnings oder erneut ausgestellte Zertifikate zur Verfügung stellen zu können.

Soweit der Verantwortliche keine frühere Löschung verlangt, erfolgt die Speicherung längstens für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Beendigung des jeweiligen Vertragsverhältnisses. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Der Verantwortliche kann jederzeit die Löschung der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Der Auftragsverarbeiter wird die Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Sicherungskopien (Backups) werden im Rahmen der regulären Backup- und Löschzyklen überschrieben oder gelöscht.

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb der Lernplattform erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind.

7. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf:

- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

9. Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung der für die Nutzung der eLearnings erforderlichen Daten ist notwendig, um die Teilnahme an den Schulungen zu ermöglichen. Ohne diese Daten kann eine Nutzung der Lernplattform gegebenenfalls nicht erfolgen.